Тест по систематизации и хранению документов: вопросы и ответы

1. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):

• а) По истечении трех лет
• б) По истечении пяти лет их хранения в структурном подразделении
• в) По усмотрению структурного подразделения
• г) По истечении двух лет
• д) После окончания календарного года
• е) о истечении одного года

Рекомендуем обратить взгляд

Документация улучшает анализ эффективности работы. Использование документации для записи процессов, результатов и методов работы позволяет провести глубокий анализ эффективности. Например, через документированные данные можно проследить, как разные методы ведения бизнеса влияли на прибыльность, производительность или другие ключевые показатели.

2. Обязанности члена экспертной комиссии предприятия:

• а) проверять правильность составления документов
• б) оценивать степень секретности документов
• в) проверять сохранность документов в подразделениях
• г) контролировать исполнение документов
• д) проводить экспертизу ценности документов

3. В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение от …

• а) 1 л. мн. числа
• б) 1 лица, ед. числа
• в) 3 л. мн. числа
• г) 3 л. ед. числа

4. Сотрудник службы ДОУ доводит до исполнителей содержания соответствующего распоряжения в форме:

• а) ознакомления с текстом приказа и проставлением подписи «ознакомлен»
• б) изготовления лишней копии приказа
• в) устно при встрече передать содержание распоряжения
• г) изготовления копии для личного дела
• д) оформления выписки из приказа

5. Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок:

• а) не более 21 дня
• б) не более 30 дней.
• в) не более 10 дней

Потенциально интересно

Документация помогает в решении вопросов с клиентами. В некоторых случаях клиенты могут иметь вопросы или жалобы по поводу продуктов или услуг компании. Наличие документации, которая описывает политику компании, условия гарантии, процедуры возврата и обслуживания, помогает оперативно и корректно решать такие вопросы, улучшая отношения с клиентами.

6. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

• а) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка
• б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• в) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• г) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка
• д) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело

7. «Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий … :

• а) обобщенные сведения по одному вопросу
• б) перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации
• в) систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований

8. Проверка наличия и состояния дел в архиве (исключая чрезвычайные происшествия, смену заведующего архивом и т.п.) проходит с периодичностью:

• а) Один раз в 3 года
• б) Два раза в год
• в) Один раз в 5 лет

9. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать если текст …

• а) составлен по одному вопросу
• б) оформлен на бумаге формата А5
• в) оформлен на бумаге формата А4
• г) отражает решение нескольких вопросов

Это может помочь

Документация помогает в управлении изменениями. Когда компания внедряет изменения, такие как новая технология, процесс или структура, важно иметь документацию, которая объясняет, почему эти изменения необходимы, как они будут внедряться и какие ресурсы потребуются. Документированные планы и стратегии управления изменениями помогают минимизировать сопротивление и сделать процесс адаптации более гладким.

10. Подготовка к архивному хранению переписки предприятия происходит следующим образом:

• а) переписка хранится от 1 года до 5 лет, затем передается в архив
• б) переписка хранится от 3 до 5 лет, затем передается в архив
• в) переписка хранится от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается

11. Экспертиза ценности документов — это …

• а) обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет
• б) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
• в) восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа

12. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:

• а) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• б) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка
• в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
• г) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка — направление в дело

13. Перед сдачей документов на архивное хранение следует …

• а) систематизировать и уточнить документы
• б) скопировать особо важные документы
• в) оформить и описать дела
• г) сгруппировать и подшить документы в папки
• д) составить опись документов и переплести их

Уделите внимание этому моменту

Документация в цифровом виде поддерживает экологию. Электронные формы документации, такие как PDF-файлы или облачные системы хранения, способствуют сокращению использования бумаги и, как следствие, помогают снижению вырубки деревьев и экономии ресурсов. Это позволяет компаниям, организациям и даже учебным заведениям активно поддерживать экологические инициативы.

14. При оформлении дел временного (до 10 лет) хранения не следует производить:

• а) исключение лишних копий
• б) брошюровк
• в) уточнение записей на обложке
• г) проверку физического состояния документов

15. Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен в …

• а) день поступления
• б) течение суток
• в) 3-дневный срок
• г) десятидневный срок

16. При поступлении в учреждение не регистрируются …

• а) циркулярные письма
• б) постановления
• в) рекламные письма
• г) запросы
• д) справки

17. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению:

• а) не позднее дня, следующего за выходным
• б) за два дня до выходного
• в) не позднее дня, предшествующего выходному
• г) на усмотрение специалиста ДОУ

Это стоит вашего времени

Документация может служить инструментом для защиты конфиденциальности. В некоторых отраслях компании обязаны обеспечивать защиту личных данных клиентов и сотрудников. Документы, такие как политики конфиденциальности, соглашения о неразглашении (NDA) и процедуры безопасности, помогают контролировать доступ к чувствительной информации и защищают от утечек.

18. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы …

• а) включаются в дело прошлого года с указанием его индекса
• б) включаются в дело текущего года без ссылки на индекс дела
• в) формируются произвольно, по усмотрению специалиста ДОУ
• г) включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года

19. Документооборот учреждения реализуется в виде … документопотоков.

• а) информационных и распорядительных;
• б) официальных и личных;
• в) внешних и внутренних;
• г) входящих, исходящих, внутренних.

20. Номенклатура дел организации согласовывается с архивным учреждением не реже:

• а) одного раза в год
• б) одного раза в 5 лет
• в) одного раза в 3 года

21. Чаще всего документы группируются:

• а) за пять календарных лет
• б) за десять календарных лет
• в) за два календарных года
• г) за три календарных года
• д) за один календарный год

Удивительный факт

Документация помогает в решении логистических задач. В логистике документация, такая как накладные, маршруты доставки, инвентаризация и другие отчеты, помогает оптимизировать процессы перемещения товаров. Благодаря точной документации можно отслеживать и контролировать запасы, сроки доставки и другие важные аспекты логистической цепочки.

22. Дело формируется …

• а) до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков
• б) в пределах календарного года (за исключением переходящих де.
• в) по усмотрению организации
• г) до достижения максимального объема в листах, т. е. до 250 л.

23. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

• а) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• б) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
• в) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка
• г) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
• д) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка

24. Сводная номенклатура дел фирмы вводится в действие:

• а) с 1 января следующего календарного года
• б) каждые полгода текущего периода
• в) с декабря текущего года
• г) по мере надобности

25. Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:

• а) заместитель руководителя
• б) любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
• в) в зависимости от статуса запрашиваемой информации
• г) руководитель фирмы, организации

Стоит отметить

Документация помогает сохранить историю компании. Внутренние документы, такие как отчеты о развитии, презентации и протоколы встреч, создают документированную историю компании. Эти материалы полезны для нового руководства, для анализа успехов и ошибок, а также для понимания путей развития компании.

26. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования …

• а) 1 год
• б) 2 года
• в) передаются в архив сразу после завершения формирования
• г) 3 года

27. За формирование дел отвечает:

• а) заместитель руководителя организации
• б) руководитель организации
• в) секретари структурных подразделений
• г) руководители структурных подразделений

28. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …

• а) переутверждается один раз в пять лет
• б) действует бессрочно
• в) ежегодно вводится в действие приказом руководителя

29. Выдача дел из архива для работников других организаций оформляется …

• а) заявлением на выдачу дел во временное пользование в другие организации
• б) актом о выдаче дел во временное пользование в другие организации
• в) заказом на выдачу дел во временное пользование в другие организации

Интересный факт

Документация может служить инструментом для управления проектами. В процессе управления проектами документация играет ключевую роль. Четкие планы, графики выполнения задач, отчеты о ходе выполнения, а также схемы и диаграммы помогают команде следить за прогрессом и соблюдать сроки.

30. Сроки хранения типовых документов устанавливаются:

• а) Местным государственным или муниципальным архивом
• б) Федеральной архивной службой России
• в) Органами местной администрации
• г) Вышестоящей организацией
• д) Самим предприятием

31. Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• а) вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел
• б) вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• в) вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• г) не отражаются в текущей номенклатуре

32. Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в …

• а) десятидневный срок
• б) 3-дневный срок
• в) течение суток
• г) день поступления

33. Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся…

• а) 3 года
• б) 5 лет
• в) постоянно
• г) до минования надобности
• д) 75 лет

Стоит знать

Документация способствует улучшению качества обслуживания. В сфере обслуживания клиентов наличие подробных инструкций и рекомендаций позволяет сотрудникам быстрее и точнее решать вопросы клиентов. Ведение документации о запросах клиентов и их решении помогает повысить качество обслуживания и ускорить процесс разрешения проблем.

34. При подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается …

• а) в начале дела
• б) в самостоятельное дело
• в) на лицевой стороне обложки дела
• г) в конце дела

35. Номенклатура дел — это …

• а) список всех дел, имеющихся на предприятии
• б) перечень дел для передачи в архив
• в) перечень заголовков дел и сроков их хранения
• г) список особо важных документов

36. На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:

• а) индекс дела;
• б) дата заведения дела
• в) заголовок дела
• г) срок хранения;
• д) количество листов, содержащихся в деле

37. Документы регистрируют:

• а) после исполнения
• б) в день оформления, согласования
• в) в день передачи на исполнение
• г) на этапе направления в дело
• д) в день поступления, отправки

Имеет значение

Документация помогает в управлении интеллектуальной собственностью. В индустриях, где важна защита авторских прав и патентов, документация играет важную роль в оформлении и регистрации интеллектуальной собственности. Например, точные записи об изобретениях, разработках и их регистрации помогают защитить права создателей и предотвращать нарушения.

38. Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится…

• а) сотрудником службы ДОУ, отвечающим за данное направление работы
• б) заместителем руководителя по общим вопросам
• в) любым из исполнителей
• г) руководителем
• д) начальником канцелярии

39. Решение о продлении срока исполнения документа принимается:

• а) за два дня до истечения срока исполнения
• б) за 3 дня до истечения срока исполнения
• в) за день до истечения срока исполнения
• г) в день истечения срока исполнения

40. Снятие документа с контроля исполнения оформляется:

• а) отметкой об исполнении и направлении в дело
• б) отметкой об исполнителе
• в) отметкой о контроле исполнения
• г) отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документ