Тест по организационно-распорядительной документации: вопросы и ответы

1. Основание издания приказа в связи с реорганизацией структуры управления в фирме содержится в …

• а) констатирующей части текста приказа
• б) прилагаемых документах
• в) заголовке
• г) распорядительной части текста приказа
• д) позиции текста «Основание»

Уделите внимание

Документация помогает в оптимизации запасов. В торговле и производстве ведение инвентарных отчетов и документации по запасам позволяет точно отслеживать движение товаров. Это помогает снизить излишки товаров, предотвратить дефицит и оптимизировать логистику. Например, с помощью документации можно заранее увидеть, когда товар или сырьё встанет на складе или когда потребуется пополнение. Это позволяет минимизировать затраты, повысить рентабельность и обеспечить бесперебойную работу компании, предотвращая срывы в поставках.

2. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения на длительный период времени — это …

• а) приказ
• б) должностная инструкция
• в) договор
• г) положение
• д) устав

3. В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:

• а) от 3 л. мн. числа
• б) от 3 л. ед. числа
• в) от 1 л. мн. числа
• г) от 1 лица, ед. числа

4. Документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов или событий

• а) справка
• б) докладная записка
• в) акт

Примечательно

Документация способствует улучшению внутренней безопасности. В некоторых компаниях, например, в химической или нефтехимической промышленности, документирование стандартов безопасности, инструкций по экстренным ситуациям и отчетов о регулярных проверках, помогает контролировать соблюдение необходимых мер предосторожности. При возникновении чрезвычайных ситуаций или происшествий, четкие протоколы могут минимизировать последствия и быстро организовать помощь. Систематизация этих данных и их обновление играют важную роль в создании безопасной рабочей среды.

5. Заголовок к тексту должностной инструкции должен иметь формулировку:

• а) предложного падежа (о чем?)
• б) винительного падежа (кого, что?)
• в) именительного падежа (кто, что?)
• г) дательного падежа (кому, чему?)

6. Инструкция о делопроизводстве утверждается…

• а) начальником канцелярии
• б) ответственным за делопроизводство лицом
• в) секретарем-референтом
• г) руководителем предприятия

7. Дата акта это …

• а) Дата утверждения
• б) Дата события
• в) Дата подписания

Стоит отметить

Документация помогает в ускорении возмещения ущерба по страховке. В случае аварий, ущерба или других непредвиденных ситуаций документация, такая как отчеты о происшествиях, акты осмотра, фотографии и другие материалы, служат основой для подачи страховых требований. Чем более детально задокументированы факты происшествия, тем быстрее и успешнее может быть рассмотрено страховое заявление. Важно, чтобы документация была полной и точной, чтобы избежать отказа от возмещения ущерба или задержек в процессе.

8. Во время производственного совещания у директора секретарь записывал выступления и принятые решения. По итогам заседания следует оформить …

• а) по усмотрению начальства
• б) решение
• в) распоряжение
• г) протокол
• д) протокол, решение и распоряжение

9. Вы считаете, что для улучшения делопроизводства на Вашем предприятии нужно закупить и установить дополнительное программное обеспечение. Свои предложения для руководства фирмы Вы можете обосновать в …

• а) письме
• б) в докладной записке
• в) акте
• г) справке
• д) решении

10. Дата в грифе утверждения документа проставляется

• а) Машинописным способом
• б) Любым способом
• в) От руки секретарем после утверждения документа руководителем
• г) Самим руководителем в момент утверждения документа

Интересный факт

Документация помогает в организации исследовательских проектов. В научных исследованиях правильное документирование методологии, гипотез, данных и результатов экспериментов имеет решающее значение для дальнейших публикаций и приложений. Хорошо задокументированные исследования могут быть воспроизведены другими учеными, что является основой научного процесса. Также это позволяет проводить более тщательный анализ, выявлять закономерности и делиться результатами с коллегами, что способствует научному прогрессу.

11. Комиссия по расследованию пожара, произошедшего на складе организации, установила ряд фактов, которые послужили причиной пожара. Комиссия должна составить

• а) акт
• б) докладную записку
• в) инструкцию о противопожарной безопасности
• г) справку

12. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов, это:

• а) распоряжение
• б) приказ
• в) указание
• г) инструкция

13. Документ, подлежащий утверждению

• а) приказ
• б) письмо
• в) акт
• г) распоряжение

Стоит знать

Документация помогает при внешних проверках и ревизиях. Внешние проверки и аудиты (например, налоговые, финансовые или экологические) требуют от организаций детализированных отчетов и доказательств соблюдения законодательных и внутренних стандартов. Если документация будет в порядке, это поможет компании пройти проверку без штрафов и санкций. Компании должны своевременно обновлять документы и хранить их в доступном формате, чтобы на запросы инспекций или аудиторов можно было оперативно реагировать.

14. Приказы о назначении новых руководителей организации в копиях могут доводиться до сведения:

• а) административного персонала
• б) руководителей структурных подразделений
• в) всего коллектива

15. Распорядительные документы вступают в силу с …

• а) момента их доведения до сведения исполнителя
• б) момента их подписания
• в) момента их подписания и доведения до сведения исполнителя
• г) момента их подписания и согласования

16. Разработка организационных документов в организациях и на предприятиях – это

• а) создание нормативной базы для организации правоотношений
• б) повышение престижа организации
• в) формальное, традиционное требование, не имеющее практического значения
• г) необходимость при возникновении конфликтных ситуаций

Не лишним будет отметить

Документация помогает снизить эмоциональное напряжение в конфликтных ситуациях. В случае возникновения споров внутри компании или между партнерами важно иметь четкую документацию, которая фиксирует ключевые договоренности, соглашения и задачи. Это помогает избежать эмоциональной окраски решения конфликта и принять рациональное, основанное на фактах, решение. Правильно оформленные отчеты, электронные письма или внутренние документы могут стать основой для разрешения споров в случае несоответствия ожиданий и реальных результатов.

17. По содержанию приказы бывают:

• а) Внутренние и внешние
• б) По основной деятельности и по личному составу
• в) Полные и краткие
• г) Простые и сложные
• д) С угловым и продольным расположением реквизитов

18. Протокол должен быть оформлен после проведенного заседания коллегиального органа не позднее, чем:

• а) 4 дня
• б) 1 день
• в) 3 дня
• г) 5 дней

19. Правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам обладает

• а) только руководитель
• б) заместитель руководителя
• в) руководитель и заместитель руководителя
• г) начальник отдела кадров

Заслуживает внимания

Документация способствует улучшению клиентского опыта. В сервисных и товарных отраслях правильное ведение документации, такой как сценарии общения с клиентами, инструкции для сотрудников, жалобы и решения, позволяет существенно повысить качество обслуживания. Четко прописанные процессы и стандарты действий помогают сотрудникам работать быстрее и точнее, а клиентам — получать ответы на свои запросы в кратчайшие сроки. Это способствует повышению уровня удовлетворенности клиентов, снижению числа жалоб и улучшению репутации компании.

20. Заголовком к тексту протокола является …

• а) формулировка рассматриваемой темы
• б) краткое содержание обсуждения
• в) название коллегиального органа
• г) итог принятых решений

21. Документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседаниях коллегиального органа:

• а) Акт
• б) Постановление
• в) Протокол
• г) Решение
• д) Контракт

22. Документы по общим и административным вопросам могут составлять:

• а) руководитель
• б) руководители служб и подразделений предприятия
• в) работники финансовых отделов
• г) администрация предприятия

Интересный момент

Документация помогает в повышении эффективности обучения. В учебных заведениях, тренинговых центрах или на корпоративных курсах наличие четко структурированных методических материалов, таких как учебные планы, лекции, практические задания и контрольные работы, помогает упростить процесс обучения как для преподавателей, так и для студентов. Это позволяет эффективно отслеживать прогресс, стандартизировать подходы к обучению и повысить качество учебного процесса. Кроме того, такие документы могут быть использованы для повторного изучения материала и дальнейшего самообразования.

23. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий называется:

• а) докладная записка
• б) приказах
• в) распорядительных документах
• г) справка
• д) заявление
• ё) акт
• е) докладных записках
• ж) приказах и распоряжениях
• з) Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляется в …

24. Датой протокола является:

• а) Дата изготовления
• б) Дата заседания коллегиального органа
• в) Дата исполнения
• г) Дата согласования
• д) Дата подписания

25. Документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица

• а) служебная записка
• б) указание
• в) приказ
• г) должностная инструкция

Следует знать

Документация помогает избежать дублирования работы. В проектной деятельности или при выполнении задач в командах документация служит важным инструментом для координации действий между участниками. Когда информация о выполненных этапах работы фиксируется, это снижает вероятность того, что два сотрудника или отделы будут выполнять одно и то же задание. Это важно как для эффективного использования времени, так и для оптимизации ресурсов и предотвращения излишних затрат. В крупных проектах ведение документации также помогает контролировать сроки и бюджет.

26. При приеме на работу Вас должны ознакомить с вашими правами, обязанностями и функциями. Эту информацию содержит

• а) приказ о приеме на работу
• б) трудовой контракт
• в) должностная инструкция
• г) устав предприятия
• д) трудовой договор

27. Ответ на запрос, подписанный руководителем организации, должен подписать…

• а) руководитель фирмы, организации
• б) любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
• в) заместитель руководителя
• г) в зависимости от статуса запрашиваемой информации

28. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть …

• а) подписано главным бухгалтером и директором
• б) подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью
• в) заверено печатью
• г) согласовано с юристом
• д) на угловом бланке

Отвлекитесь

Документация способствует улучшению взаимодействия между отделами. В больших организациях важным аспектом является координация работы разных департаментов. Например, отдел продаж, маркетинга и IT могут работать над одним проектом, и для того чтобы обеспечить синхронизацию их действий, необходима правильная документация: отчеты, план-графики, технические задания. Это позволяет каждому отделу иметь полное представление о ходе проекта, изменениях и задачах, которые перед ними стоят. Хорошо организованная документация уменьшает риски недоразумений и делает работу компании более слаженной.

29. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать, если текст…

• а) составлен по одному вопросу
• б) отражает решение нескольких вопросов
• в) оформлен на бумаге формата А5
• г) оформлен на бумаге формата А4

30. Нумерация приказов по основной деятельности ведется …

• а) подряд в пределах месяца
• б) подряд в пределах календарного года
• в) по порядку с момента образования фирмы
• г) отдельно от приказов по личному составу

31. Распорядительная часть в указании начинается глаголом:

• а) УКАЗЫВАЮ
• б) ПРИКАЗЫВАЮ
• в) СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ
• г) ПОСТАНОВЛЯЮ
• д) ПРЕДЛАГАЮ

Может пригодиться в учебе

Документация помогает при автоматизации процессов. Внедрение автоматизации в компании требует точного и четкого описания существующих процессов. Без документации о текущем состоянии, например, процесса обработки заказов или управления запасами, невозможно грамотно настроить автоматизированную систему. Документы, такие как схемы процессов, технические описания, регламенты, необходимы для того, чтобы корректно перенести все операции в систему и обеспечить плавную работу. Без документации возможны ошибки при настройке системы, что может привести к сбоям в работе.

32. Документы по общим и административным вопросам могут составлять:

• а) администрация предприятия
• б) работники всех подразделений предприятия
• в) работники финансовых отделов

33. Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ и начинаться словами:

• а) «Признать исполненным…»
• б) «Признать утратившим силу…»
• в) Признать недействительным…»