Тест по основам документации: вопросы и ответы

1. Реквизит «Заголовок к тексту»

• а) отражает краткое содержание документа
• б) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ
• в) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста

Это стоит вашего времени

Документация помогает избежать недоразумений. Хорошо составленные документы играют ключевую роль в организации работы, будь то в научной или производственной сфере. Когда цели и процессы четко изложены в письменной форме, это помогает минимизировать недоразумения между сотрудниками, заказчиками или партнерами. Особенно это важно в условиях удаленной работы, когда личные коммуникации ограничены, и важная информация должна быть доступна для всех заинтересованных сторон.

2. Гарантийное письмо:

• а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей
• б) содержит ответ на письмо-просьбу
• в) подтверждает определенные обязательства, обещания организации

3. В отсутствие руководителя А.И.Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:

• а) Директор _________________________ А.И.Петров
• б) За директора ______________________ А.И.Петров
• в) И.о. директора _____________________ Г.В.Сидоров

4. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?

• а) нет
• б) да

Удивительный факт

Эволюция документации. История документации насчитывает тысячи лет. В Древнем Египте и Месопотамии использовались глиняные таблички для записи важной информации. Позже в Древней Греции и Риме начали использовать пергамент, а в Средние века стали популярными манускрипты, написанные вручную. В XIX веке с развитием печатного дела документы стали массово тиражироваться. Сегодня большую часть документации ведут с помощью компьютеров и облачных технологий, что делает хранение и распространение информации быстрым и удобным.

5. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

• а) руководителем организации
• б) председателем и членами комиссии
• в) председателем комиссии и секретарем
• г) председателем комиссии

6. Текст акта делится на две части:

• а) начальную и заключительную, содержащую выводы
• б) вводную и констатирующую, содержащую выводы
• в) вводную и основную

7. Информационная справка – это:

• а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя
• б) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка
• в) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий

Рекомендуем обратить внимание

Документация улучшает совместную работу. Без четкой документации проектная работа может превратиться в хаос. Даже если команда состоит из высококвалифицированных специалистов, отсутствие общих стандартов и понимания сути задачи может привести к неэффективному сотрудничеству. Документация дает возможность точно передавать знания и процессы, что особенно важно в международных и междисциплинарных командах. Когда все работают по одним и тем же правилам, это ускоряет принятие решений и повышает качество работы.

8. Реквизит «Отметка об исполнителе»:

• а) является одним из основных способ удостоверения документа
• б) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ
• в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа

9. План на год утвержден решением совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

• а) УТВЕРЖДЕН (новая строк Решением совета (новая строк от 12.08.2006 № 14
• б) УТВЕРЖДЕН (новая строка) Решением совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14
• в) УТВЕРЖДАЮ (новая строка) Решение совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14

10. Какие этапы проходят исходящие документы?

• а) составление проекта документа
• б) прием и первичная обработка
• в) регистрация
• г) контроль за исполнением

Это заслуживает вашего внимания

Меньше ошибок с документацией. Люди, работающие над проектами, часто сталкиваются с повторяющимися проблемами. Хорошо документированные процессы и инструкции помогают избежать повторных ошибок. Это также снижает нагрузку на опытных сотрудников, которые могут просто направить новичков к необходимым материалам, а не повторно объяснять те же вещи. Документация служит не только инструментом для разработки и выполнения задач, но и средством предотвращения человеческих ошибок.

11. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:

• а) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа
• б) назначением ответственного за исполнение приказа
• в) указанием сроков действия приказа

12. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?

• а) в докладных записках
• б) в справках
• в) в приказах по основной деятельности
• г) в приказах по личному составу
• д) в актах

13. Приказ создается для:

• а) решения основных оперативных задач стоящих перед данным органом
• б) подтверждения установленных фактов, событий, действий
• в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией

14. Датой протокола является:

• а) дата проведения заседания
• б) дата регистрации протокола
• в) дата подписания протокола

К вашему сведению

Документирование помогает в обучении. Применение документации в обучении существенно улучшает усвоение знаний. Когда студенты или сотрудники создают инструкции или описания процессов, они начинают лучше понимать и запоминать материал. Написание документации помогает глубже осмыслить процессы и принципы, которые стоят за теоретическими знаниями. Поэтому во многих организациях документация становится важным инструментом корпоративного обучения и повышения квалификации сотрудников.

15. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?

• а) 12
• б) 30
• в) 15

16. Виза юриста на приказе:

• а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону
• б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу

17. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:

• а) с указания поручения
• б) с указания фамилии и инициалов исполнителя
• в) с указанием должности и фамилии с инициалами исполнителя

18. Регистрационный номер документа – это:

• а) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ)
• б) дата его подписания или утверждения
• в) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации

Это важно учитывать

Документация – это юридическая защита. В юридическом контексте документация играет роль официального подтверждения. Правильно составленные контракты, соглашения, отчеты и другие документы могут стать основой для защиты интересов компании или индивидуального предпринимателя в случае разногласий. В бизнесе отсутствие надлежащей документации может привести к юридическим рискам, а хорошо оформленные документы могут быть использованы в суде как доказательства.

19. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:

• а) в пределах всего времени существования организации
• б) в пределах пяти лет
• в) в пределах календарного года

20. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:

• а) руководителем (и заверяются печатью)
• б) руководителем
• в) начальником отдела кадров

21. Закончите начатое предложение: Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до:?

• а) подшивки в дело
• б) передачи на исполнение
• в) завершения исполнения или отправки

22. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?

• а) не позднее месяца с начала работы
• б) в первый день работы
• в) не позднее недельного срока после начала работы

Примечательно

Использование документации в программировании. В IT-сфере документация имеет огромное значение. В крупных проектах документация к коду помогает разработчикам понять, как работает система, как интегрировать новые компоненты и как избегать проблем в будущем. Например, когда разработчик работает с чужим кодом, он должен обратиться к документации, чтобы понять, как использовать различные функции, а также разобраться в логике работы программы. Хорошая документация позволяет ускорить процессы разработки, тестирования и внедрения программного обеспечения.

23. Акт – это:

• а) документ информационного характера содержащий описание производственной деятельности организации
• б) документ, подтверждающий факты, события, действия
• в) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте

24. Реквизит «Визы согласования»:

• а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом
• б) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления
• в) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер

25. Протокол – это:

• а) документ, содержащий описание производственной деятельности организации
• б) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений
• в) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании
• г) документ, подтверждающий факты, события, действия

К вашему сведению

Стандарты документации. Существует множество международных стандартов, регулирующих создание документации. Например, ISO 9001 является стандартом качества, который обязывает организации создавать документацию, соответствующую определенным требованиям. В таких стандартах описаны правила оформления документов, их содержания и процедур согласования. Эти стандарты помогают повысить качество документации и соответствие ее международным требованиям, что особенно важно для организаций, работающих на международных рынках.

26. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:

• а) 5 лет
• б) 100 лет
• в) 75 лет
• г) 10 лет
• д) 50 лет

27. Реквизит «Наименование вида документа»:

• а) придает содержанию документа нормативный или правовой характер
• б) позволяет судить о названии организации – автора документа
• в) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста

28. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

• а) в нижнем правом углу первого листа документа
• б) в верхнем правом углу первого листа документа
• в) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»

29. Докладная (служебная) записка – это:

• а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя
• б) документ, подтверждающий факты, события, действия
• в) предложение фирме или конкретному заключить деловое соглашение

Важный аспект

Документация как средство передачи знаний. Одна из главных целей документации – передача знаний. В организациях и компаниях существуют обучающие материалы, технические руководства, исследования и другие формы документации, которые помогают новым сотрудникам быстро овладеть необходимыми навыками. Это также помогает сохранить опыт, который накоплен за годы работы, и передать его следующему поколению специалистов. Благодаря хорошо организованной документации знания становятся доступными не только одному человеку, но и всей организации.

30. В какой срок должная производится обработка документов и передача их исполнителям?

• а) в недельный срок после поступления документов в организацию
• б) в день поступления документов в организацию
• в) в трехдневный срок после поступления документов в организацию

31. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?

• а) наименование вида документа
• б) адресат
• в) регистрационный номер документа
• г) гриф утверждения документа
• д) дата документа
• е) наименование организации

32. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

• а) Приложение: (новая строк 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.; 2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
• б) Приложение на 6 л. в 1 экз.

Полезно обратить внимание

Интерактивная документация. Современные технологии позволяют создавать более динамичные формы документации. Интерактивные руководства, видеоуроки, пошаговые инструкции, инфографика и другие визуальные элементы значительно упрощают процесс восприятия информации. Например, в сфере IT документация может включать примеры кода, ссылки на видеоуроки и практические задания, которые помогают пользователю не только прочитать информацию, но и увидеть её применение на практике. Это делает обучение и усвоение материалов более увлекательным и продуктивным.

33. Датой докладной записки считается:

• а) дата принятия резолюции
• б) дата подписания докладной записки
• в) дата излагаемого события

34. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

• а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ
• б) на оборотной стороне первого листа документа
• в) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа

35. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?

• а) при большом документообороте
• б) при малом документообороте

Это может оказаться полезным

Документация может улучшить поиск информации. В отличие от устных передач знаний, которые могут быть не совсем точными или забыты, документация позволяет систематизировать информацию, делая её доступной в любой момент. Современные поисковые системы и средства организации документации, такие как индексы, оглавления, ключевые слова и метки, значительно упрощают поиск нужных данных. В результате, сотрудники могут быстро найти ответ на вопрос или решение проблемы, не тратя время на повторное обсуждение или поиск через коллег.

36. Вопросы повестки дня располагаются:

• а) по степени важности обсуждаемых вопросов
• б) в любом порядке
• в) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса

37. Кадровая документация ведется в соответствии:

• а) Кодексом законов о труде РФ
• б) Трудовым кодексом Российской Федерации

38. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?

• а) дата, регистрационный номер документа
• б) резолюция, отметка о наличии приложений
• в) заголовок к тексту, отметка об исполнителе

Важный момент

Документация помогает в оптимизации процессов. Хорошо организованная документация не только служит источником информации, но и позволяет проанализировать существующие процессы, выявить их слабые места и предложить способы улучшения. В бизнесе, например, использование документации для фиксирования рабочего процесса может помочь выявить избыточные шаги, сэкономить время и ресурсы, а также ускорить внедрение изменений или новых технологий.

39. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:

• а) государственным стандартом
• б) составителем документа
• в) правилами унификации документов

40. Регистрационно-контрольные карточки используются:

• а) для контроля движения внутренних документов
• б) для записи информации
• в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов