Тест по документационному обеспечению: вопросы и ответы

1. В раздел общие положения документа входят

• а) цели и задачи
• б) формы и методы управления
• в) конкретные обязанности

Полезная информация

Документы могут быть своего рода «временны́м хранилищем» информации. В динамично меняющемся мире важно фиксировать ключевые моменты, решения и наблюдения. В некоторых случаях документация становится «временны́м хранилищем» информации, которая может быть полезной в будущем. Например, в рамках долгосрочного проекта документация позволяет отслеживать этапы его развития и возвращаться к важным решениям, которые были приняты в прошлом. Это особенно полезно, когда проект задерживается или возникает необходимость в анализе причин неудач.

3. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа

• а) Уставе
• б) должностной инструкции
• в) письме

5. Гриф утверждения ставится

• а) в верхнем правом углу
• б) в нижнем правом углу
• в) в нижнем левом углу

Хочется отметить

Документация помогает сохранить «память» организации. В организациях, особенно крупных, с высокой текучестью кадров, важно иметь систему документации, которая сохраняет опыт сотрудников и методы работы. Когда специалисты уходят или меняются, документация помогает новым сотрудникам войти в курс дела и избежать ошибок, которые могли бы возникнуть без передачи знаний. Это позволяет сохранить «память» компании и гарантировать, что ключевая информация не потеряется.

7. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят

• а) инструкция по делопроизводству
• б) квалификационный справочник должностей
• в) табель унифицированных форм документов

9. Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем

• а) постановление
• б) решение
• в) распоряжение

11. Количество реквизитов нового ГОСТа по сравнению с предыдущим

• а) больше на два реквизита
• б) больше на один реквизит
• в) меньше на два реквизита

13. В обработку входящего документа этот этап не входит

• а) рассмотрение
• б) вскрытие конвертов
• в) согласование

15. Последний этап работы с документами называется

• а) сдачей в музей
• б) сдачей в архив
• в) опубликование во всех российских газетах

17. Внутреннее согласование называется

• а) виза
• б) отметка о заверении
• в) утверждение

19. Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации

• а) централизованная
• б) смешанная
• в) децентрализованная

Это заслуживает вашего внимания

Документация может быть элементом брендинга. Документация, включая маркетинговые материалы, такие как брошюры, презентации или руководство пользователя, играет важную роль в формировании имиджа компании. Прекрасно оформленные и понятные документы могут улучшить восприятие компании у клиентов и партнеров. Например, в сфере обслуживания клиентов или продаж качественно составленные инструкции или презентации могут стать решающим фактором в привлечении и удержании аудитории.

21. Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия

• а) устав
• б) инструкция
• в) положение

23. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят

• а) инструкцию по делопроизводству
• б) основные правила работы архивов организаций
• в) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

Рекомендуем обратить взгляд

Мобильные технологии меняют подход к документации. С развитием мобильных технологий документация стала доступной не только на рабочем месте, но и в любом месте и в любое время. Современные приложения для мобильных устройств, такие как Google Docs или Microsoft Office 365, позволяют редактировать документы на ходу, а также синхронизировать их между устройствами. Это делает процесс работы с документацией гибким, что особенно полезно для сотрудников, работающих удаленно или в полевых условиях.

25. К внутреннему документообороту относят

• а) официальные письма
• б) внешние докладные записки, справки
• в) приказы, распоряжения организации

27. Служба ДОУ может быть представлена

• а) экспедицией
• б) общим отделом
• в) машинописным бюро

29. С какого момента распорядительный документ вступает в силу

• а) с момента создания
• б) с момента подписания
• в) с момента утверждения

31. Реквизит – это

• а) способ создания документа
• б) материальный объект с информацией
• в) обязательный элемент оформления официального документа

33. Какой реквизит располагается в левом нижнем углу

• а) гриф утверждения
• б) виза
• в) гриф ограничения

35. К группе входящих документов можно отнести

• а) деловые письма
• б) организационные документы
• в) приказы организации

37. Что представляет циркулярное письмо

• а) информация одного содержания предназначена для большого количества адресатов
• б) информация одного содержания предназначена для одного адресата
• в) информация разного содержания предназначена для большого количества адресатов

Уделите внимание этому моменту

Документация способствует соблюдению нормативных требований. Во многих отраслях, таких как финансовый сектор, здравоохранение или производство, существуют строгие нормативные требования и законы, регулирующие деятельность. Документация помогает организациям следовать этим правилам, например, через ведение отчетности или соблюдение стандартов безопасности. Это позволяет избежать штрафов и санкций, а также поддерживать доверие со стороны регуляторов и клиентов.

39. На каком документе нет грифа утверждения

• а) приказе
• б) положении
• в) уставе

41. Сколько адресатов может содержать один документ

• а) четыре
• б) шесть
• в) два

43. Комплекс документов, регулирующих деятельность организаций

• а) распорядительные документы
• б) организационные документы
• в) информационно-справочные документы

45. К категориям технических исполнителей службы ДОУ относят

• а) редактора
• б) документоведа
• в) делопроизводителя

47. Нормативный документ, определяющий фонд заработной платы сотрудников организации

• а) должностная инструкция
• б) штатное расписание
• в) Устав

49. Документ не бывает без

• а) паспортных данных составителя
• б) государственных реквизитов
• в) видеосопровождения

51. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет

• а) работник отдела кадров
• б) работник службы ДОУ
• в) руководитель организации

53. Какие документы минуют стадию проекта

• а) докладные записки
• б) приказы
• в) справки

55. Текущий контроль осуществляется

• а) в начале исполнения документов
• б) в конце исполнения документов
• в) в течение всего периода исполнения документов

57. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа

• а) письме
• б) должностной инструкции
• в) Уставе

59. Какой документ составляется при нарушении трудовой или общественной дисциплины

• а) объяснительная записка
• б) докладная записка
• в) служебная записка

61. Совокупность документов, связанных между собой называется

• а) документооборот
• б) дело
• в) документирование

Не лишним будет отметить

Документация помогает в международной деятельности. Для компаний, работающих на международных рынках, документация становится важным инструментом для общения с партнерами и клиентами, находящимися в разных странах. Перевод документов на разные языки, учет местных нормативных актов и культурных особенностей помогает наладить успешные деловые связи и избежать недоразумений.

63. Какие вопросы рассматриваются в распоряжении

• а) наиболее важные вопросы деятельности организации
• б) вопросы, связанные с выполнением приказов
• в) оперативные вопросы деятельности

65. К категориям специалистов службы ДОУ относят

• а) делопроизводителя
• б) корректора
• в) стенографистку

Заслуживает внимания

Динамичные документы могут менять форму и структуру. В отличие от традиционных документов, которые часто являются статичными, современные формы документации могут изменять свою структуру и формат в зависимости от потребностей пользователя. Например, интерактивные таблицы или базы данных позволяют пользователям сортировать, фильтровать и анализировать информацию в реальном времени, улучшая восприятие и обработку данных.

67. Предварительное рассмотрение документов включает

• а) распределение документов на рассмотрение руководителю и в структурные подразделения
• б) проверку правильности адресования
• в) согласование документа

69. Один из государственных реквизитов

• а) резолюция
• б) рекламация
• в) резорбция

71. Какую информацию содержит раздел Устава «Общие положения»

• а) структура организации
• б) права и обязанности должностных лиц
• в) цели и задачи организации

73. Каким органом издается решение

• а) коллегиальным
• б) зависит от организационно-правовой формы
• в) единолично руководителем

75. Выбор формы организации работы с документами зависит от

• а) структуры организации
• б) объема документооборота
• в) организационно-правовой формы

77. Какие из перечисленных документов относятся к организационным

• а) письмо, положение
• б) устав, инструкция
• в) устав, указ

79. Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации

• а) устав
• б) должностная инструкция
• в) приказ